Telefon je skvělý nástroj. Ale není automaticky nejrychlejším ani nejefektivnějším způsobem, jak něco vyřešit. U většiny pracovních požadavků proto dávám přednost psané, asynchronní komunikaci.
Potřebujete něco upravit na webu, doplnit text, vyměnit fotografii nebo vyřešit konkrétní problém? Pošlete mi to ideálně e-mailem. Klidně stručně v bodech, se screenshotem nebo přílohou.
Mám pak přesné zadání přímo před sebou, můžu se k němu kdykoliv vrátit a hlavně ho řešit ve chvíli, kdy se vašemu projektu opravdu věnuji.
Pětiminutový telefon není jen pět minut
Když pracuji na webu, programuji formulář, řeším technický problém, připravuji grafiku nebo nastavuji reklamní kampaň, nejde jen o samotné klikání myší.
V hlavě mám v tu chvíli strukturu projektu, návaznosti jednotlivých částí, rozdělaný problém a často i několik dalších kroků dopředu.
A pak zazvoní telefon.
Hovor může trvat pět minut. Jeho skutečný dopad ale často není pět minut. Musím přerušit současnou práci, přepnout hlavu na jiného klienta a úplně jiné téma a potom se zase vrátit zpět tam, kde jsem skončil.
Tomu se říká context switching – přepínání kontextu. A právě to dokáže soustředěnou kreativní nebo technickou práci rozbít mnohem víc než samotná délka telefonátu.
Soustředěný čas není nedostupnost.
Je to čas, kdy skutečně pracuji.
Kdybych během dne okamžitě reagoval na každý telefonát, WhatsApp, Messenger, e-mail a každou drobnou otázku, možná bych působil fantasticky dostupně.
Jen bych toho pro své klienty udělal výrazně méně.
Zkuste to obrátit
Když budu dvě hodiny soustředěně pracovat právě na vašem webu, chtěli byste, abych během toho několikrát zvedal telefon a řešil projekty ostatních klientů?
Asi ne.
Pokud pro vás vytvářím web nebo řeším nějaký problém, chcete samozřejmě, abych se vašemu projektu opravdu věnoval.
A úplně stejné pravidlo platí i obráceně.
Když zrovna pracuji na projektu někoho jiného, snažím se jeho soustředěný čas chránit stejně.
Když pracuji pro vás, nechcete, abych řešil všechny ostatní.
Když pracuji pro někoho jiného, platí totéž.
Nejde tedy o to být nedostupný. Jde o to dát každému projektu prostor, ve kterém mu věnuji plnou pozornost.
Co je psané, to je dané
Druhá obrovská výhoda psané komunikace je přesnost.
Při telefonátu se během pár minut často probere pět věcí. Jedna se změní, u druhé zazní dvě varianty, třetí odložíme a u čtvrté se nakonec dohodneme úplně jinak, než jsme začali.
A pokud si všechno během hovoru okamžitě nepřepisuji, vzniká prostor pro zbytečnou chybu nebo rozdílnou interpretaci.
📞 Telefon
„Říkali jsme modré tlačítko, nebo zelené? A která fotografie se vlastně měla měnit?“
✉️ E-mail
Zadání mám před sebou a při práci ho jednoduše projdu bod po bodu.
Navíc se k němu můžeme kdykoliv vrátit oba.
Co je napsané, je dohledatelné. A výrazně hůř se to interpretuje jinak, než bylo zamýšleno.
Asynchronní neznamená pomalé
„Asynchronní komunikace“ zní možná zbytečně technicky. Princip je přitom jednoduchý:
Nemusíme oba přerušit svoji práci ve stejnou chvíli.
Vy mi pošlete požadavek ve chvíli, kdy máte čas.
Já se mu věnuji ve chvíli, kdy na něj mám prostor a můžu ho rovnou řešit.
Nemusíme hledat desetiminutové okno, kdy máme oba současně volno. Nemusíme se třikrát nahánět po telefonu. A nemusíme během hovoru společně zjišťovat informace, které mohou být rovnou napsané v jednom e-mailu.
Ve výsledku tak může být dobře napsaný e-mail mnohem rychlejší než několik „rychlých“ telefonátů.
Jak mi ideálně zadat úpravu?
Žádný složitý dokument ani profesionální technické zadání nepotřebuji.
Stačí mi pár základních věcí:
- Kde? – které stránky nebo části webu se změna týká.
- Co? – co konkrétně chcete změnit.
- Jak? – pokud máte konkrétní představu, napište ji.
- Podklady – přiložte nový text, fotografii, dokument nebo odkaz.
- Screenshot – pokud se něco těžko popisuje, screenshot je často nejlepší řešení.
„Na stránce Kontakt prosím změnit telefonní číslo. V sekci Služby bych chtěl místo současné fotografie použít tu z přílohy. A na mobilu mi připadá tlačítko moc velké – podívej se na to prosím.“
„`Hotovo. Přesně vím, kde začít, co zkontrolovat a co má být výsledkem.
A kdy má telefon smysl?
Samozřejmě nejsem odpůrce telefonování.
Jsou situace, kdy je krátký hovor nebo osobní schůzka nejlepší řešení.
Typicky když začínáme nový projekt, hledáme jeho směr, potřebujeme společně něco vymyslet, rozhodujeme mezi několika variantami nebo řešíme problém, který by bylo absurdní popisovat v patnácti e-mailech.
V takové chvíli si rád zavolám.
Ideálně ale domluveně – ve chvíli, kdy na rozhovor máme oba prostor a můžeme se tématu opravdu věnovat.
Pokud je ale zadání jen:
„`„Změň tento text, vlož tuto fotografii a uprav toto tlačítko.“
…pak je mnohem jednodušší mi ty tři věci rovnou napsat.
„`Proč takhle pracuji
Svůj pracovní den se snažím dělit do soustředěných bloků.
V jednom řeším komunikaci. V dalším vývoj. Jindy grafiku, správu webů, kampaně nebo administrativu.
Když můžu jednotlivé činnosti dělat soustředěně, pracuji rychleji, přesněji a s menším množstvím chyb.
A z toho ve výsledku těží především klient.
Proto pro mě asynchronní komunikace neznamená komunikovat méně.
Znamená komunikovat efektivněji.
Takže: napsat, nebo zavolat?
Máte-li konkrétní požadavek, úpravu, nový text, fotografii, chybu nebo seznam změn, napište mi.
Ideálně e-mailem. Klidně vše najednou a klidně jen v několika bodech.
Budu mít přesné zadání před sebou a můžu ho zpracovat ve chvíli, kdy se vašemu projektu skutečně věnuji.
A pokud při čtení zjistím, že bude rychlejší si deset minut zavolat, jednoduše se na hovoru domluvíme.
Telefon není zakázaný. Jen nemusí být automaticky první volbou pro každou drobnost.
Nejlepší komunikace totiž není ta, která proběhne okamžitě.
Je to ta, po které oba přesně víme, co se má stát.
